Stijve harkjes

Deze week schreef ik in een projectplan dat bepaalde taken in de lijn belegd zullen worden, terwijl ik bedoelde dat ze in de staf belegd zullen worden. Een vergissing die tot wat onduidelijkheid leidde bij mijn nieuwe teamleider. Ik vind het ook een opmerkelijke vergissing, want ik weet echt wel het verschil tussen de lijn en de staf.

Waarom vergiste ik me dan toch? Ik denk dat ik onbewust het organisatieonderdeel en de organisatie daarvan door elkaar haalde. De staf is ten slotte op dezelfde manier georganiseerd als de lijn: een directeur of dean, daaronder een aantal teamleiders en dan de teamleden. Het bekende organigram, ook wel “harkje” genoemd.

Eigenlijk is dat best vreemd. De taken van een stafdienst zijn heel anders dan de taken van een School (een onderdeel van de lijn). Ook de bij die taken passende werkwijze is anders. Waarom zou je dat dan op dezelfde manier organiseren? Verder kijkend zie je dan dat bijvoorbeeld ook projecten en programma’s op dezelfde manier georganiseerd zijn. Maar de taken en de werkwijze van een project- of programmateam zijn weer totaal naders dan die van een stafdienst of een School met onderwijsteams. En ook op de verschillende niveaus in de lijn kom je steeds weer die harkjes tegen.

Het lijkt er wel op of één organisatievorm die ooit ergens succesvol was – het harkje - gewoon uitgeknipt is en vervolgens overal opgeplakt wordt. Onafhankelijk van de taak en de werkwijze van zo’n organisatieonderdeel. Hoe zou dat nou komen? Zijn er misschien geen andere organisatievormen dan het harkje?

Nou, die zijn er wel. Bij de Hanzehogeschool doen we sinds kort zaken met een softwarebedrijf waar ze bij de ontwikkeling gekozen hebben voor Scrum als organisatievorm voor hun projecten. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints werkende software opleveren. Samenwerking, communicatie en teamspirit zijn daarbij sleutelwoorden. Dat is dus een heel flexibele organisatievorm.

Of kijk eens naar de organisatie van een sportteam. Gedurende de wedstrijd verandert de organisatie vaak razendsnel: tijdens de verdediging zijn de taken, en dus de organisatie, anders dan tijdens de aanval. Een Amerikaans basketbalteam heeft zelfs verschillende coaches tijdens de verdediging en de aanval, zo hoorde ik vandaag. Geen harkjes en ontzettend flexibel.

Zo’n snelle wijziging is bij de ons zo bekende harkjesorganisaties totaal ondenkbaar. Daar zijn lange, moeizame en energie vretende organisatieveranderingstrajecten voor nodig. Terwijl er juist steeds meer flexibiliteit van de organisatie gevraagd wordt. Dat lukt gewoon niet met onze harkjes. Kortom, tijd om na te denken over andere organisatievormen. Vormen die beter passen bij de taken en de werkwijze van het betreffende organisatieonderdeel. Maar ook vormen die flexibeler zijn dan onze stijve harkjes. Voorbeelden zijn er genoeg.